A reunião de 1 hora que decide em 20 minutos

O compasso é o que impede a música de virar um borrão de sons. Ele divide o tempo em partes iguais, dá pulso, cria a expectativa de onde cada nota cai. Sem compasso, até uma melodia linda vira arrastão. Com compasso, o mesmo trecho ganha direção e fim.

A maioria das reuniões não tem compasso. Elas começam sem hora certa de acabar, vagam por assuntos, repetem o que todo mundo já sabe, e terminam sem decisão. Uma hora inteira consumida para chegar exatamente onde se começou. O problema não é o assunto. É a falta de pulso.

O compasso de uma reunião

Toda reunião produtiva tem três marcações claras, como um compasso tem tempos. A decisão a ser tomada, escrita antes de começar. Se não há decisão a tomar, não há reunião, há um e-mail. O tempo fechado, com hora de acabar respeitada como se fosse o fim da música. E quem decide, porque reunião não é assembleia, alguém bate o martelo.

Com essas três marcações, a hora vira vinte minutos. Não porque as pessoas correm, mas porque param de vagar. O compasso não acelera a música, ele organiza. E organização é o que faltava.

Reunião sem decisão definida antes de começar é ensaio sem partitura: todo mundo toca, ninguém sabe para onde.

O que rouba o pulso

Três coisas destroem o compasso de uma reunião. A primeira é informar em vez de decidir, gastar tempo presencial repassando o que caberia num relatório. A segunda é a plateia grande, gente demais na sala, cada um querendo tocar a sua nota. A terceira é a ausência de dono, a conversa que anda em círculo porque ninguém tem o poder de fechar.

Corte os três e a reunião respira. Informe por escrito antes, chame só quem decide, e defina quem bate o martelo. O resto é conversa, e conversa não precisa de agenda.

Vinte minutos que valem a hora

A reunião de vinte minutos não entrega menos que a de uma hora. Entrega mais, porque entrega decisão, que é a única coisa que uma reunião deveria produzir. O tempo que sobra volta para o trabalho de verdade.

Da próxima vez, antes de marcar, escreva numa linha o que precisa ser decidido. Se não conseguir escrever, não é reunião. E se conseguir, você acabou de dar o compasso que transforma uma hora perdida em vinte minutos de música.